Jak skoncentrować zespół na produktywnych zadaniach


Image credit: Jacob Lund / Shutterstock

Wkroczyliśmy w świat, w którym talent zawsze będzie niewystarczający. Jednym z najważniejszych priorytetów w 2019 roku powinno być stworzenie konkretnego planu identyfikacji i eliminowania działań, których pracownicy nie będą robić w 2020 roku, tak aby Twój największy talent mógł skupić się na rzeczach, które mają znaczenie.

Szczęśliwy 2019! Prawdopodobnie zostałeś zalewany artykułami o najważniejszych trendach i prognozach na rok 2019. Uważam, że warunki biznesowe ewoluowały w kierunku świata trwałych niedoborów talentów. Ponieważ biznes staje się coraz bardziej cyfrowy, wykwalifikowani programiści mają duże zapotrzebowanie. Musisz inwestować w przyciąganie i utrzymywanie światowej klasy talentu, ale będzie to tylko trudniejsze.

Dlatego w 2019 r. Musisz także zainwestować w zapewnienie, że twój dotychczasowy talent robi to, na co go zatrudniłeś. Wszystko inne jest marnowaniem zasobów. Jednak niewielu przywódców organizacyjnych rzeczywiście poświęca czas na napisanie planu, który wyraźnie identyfikuje i ukierunkowuje działania, których nie będziesz robić w tym momencie w 2020 roku. Chociaż brzmi to wbrew intuicji, zastanawianie się, jak zrobić mniej, powinno być jednym z twoich najwyższe priorytety w 2019 r. W jaki sposób powinieneś zrobić "mniej pracy"?

Zacznij od codziennych operacji

To może wydawać się oczywiste, ale codzienne operacje są tam, gdzie pracownicy spędzają większość swojego czasu. Rozejrzyj się wokół rutynowych, codziennych czynności wykonywanych przez pracowników. Gwarantuję, że znajdziesz dziesiątki możliwości zmiany tego, co robią pracownicy każdego dnia. Oto trzy obszary do rozważenia:

1. Wyeliminuj niepotrzebne zadania

Oczywiście, jeśli możesz całkowicie przestać wykonywać określone czynności, jest to łatwe zwycięstwo. Mam jednak nadzieję, że Twoi pracownicy pracują przede wszystkim nad rzeczami niezbędnymi do prowadzenia działalności i nie ma zbyt wielu działań, które można by wyeliminować.

2. Zlecanie poza zadania podstawowe

Jeśli to możliwe, wykonuj poza-podstawowe czynności poza firmą. Zarządzanie zasiłkami i wsparcie działu IT nie są prawdopodobnie działaniami różnicującymi produkty od klientów. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, rozważ outsourcing niektórych z tych zadań, aby uwolnić ludzi do pracy nad rzeczami, które mają znaczenie.

3. Zainwestuj w automatyzację procesów

Komputery wygrywają w Jeopardy, diagnozując choroby i prowadząc samochody. Dzięki zautomatyzowanym procesom podstawowym można obniżyć koszty o 50 lub więcej procent. Co ważniejsze, pozbędziesz się przestarzałych praktyk biznesowych, uwolnisz pracowników od nudnych, ręcznych zadań i pozwolisz im skupić się na pracy, która ma znaczenie.

Przypadków użycia

Po sprawdzeniu operacji zazwyczaj łatwo jest szybko znaleźć możliwości, w których automatyzacja procesów biznesowych zmniejsza nakład pracy i oszczędza czas. Oto kilka przykładów od klientów, z którymi współpracowałem:

  1. Okręg szkolny K-12 stwierdził, że nauczyciele tracili czas na ściganie przełożonych w celu uzyskania zatwierdzenia. Na przykład znajdowanie zatwierdzenia zaplanowanej podróży lub zapotrzebowania na zakup. Niedrogie, zautomatyzowane rozwiązanie wyeliminowało ten czasochłonny krok, a nauczyciele spędzają więcej czasu na nauczaniu.

  2. Praktyka medyczna digitalizowała najczęstsze formy przyjmowania pacjentów. Teraz pacjenci kompletują informacje drogą elektroniczną. Pracownicy biurowi nie muszą już sprawdzać, czy nie ma błędów, a lekarze zyskują krytycznie ważne 2-4 godziny tygodniowo, ponieważ nie czekają na papierkową robotę. Oznacza to, że lekarze spędzają więcej czasu na opiece nad pacjentami.

  3. W przypadku niezależnego żywiciela nowy pakiet do wypożyczenia wzrósł do 40 pozycji ze względu na wymogi prawne. Trwało to wiele godzin, a personel HR musiał dokładnie sprawdzić wszystko, ponownie wprowadzić dane do systemów i wypełnić formularze W-4 i I-9. Proces elektroniczny zmniejszył to do zaledwie 30 minut. Obecnie HR koncentruje się na zwiększeniu produktywności nowego dzierżawy.

  4. Firma budowlana stwierdziła, że ​​zamówienia zakupu trwały przez dłuższy czas. Dzieje się tak dlatego, że ludzie używali złych numerów części lub cen jednostkowych – informacji, które są dostępne elektronicznie w SQL. Mają teraz zautomatyzowany proces PO, który łączy się z SQL, zapełnia go i eliminuje błędy. W rezultacie pracownicy nie czekają na części, a projekty są wykonywane szybciej.

Brzmi znajomo? Widziałem takie przykłady wszędzie, a twoja organizacja prawdopodobnie nie jest wyjątkiem. Wiem też, że zmiana jest prawie niemożliwa, chyba że jako lider organizacji uczyni to wyraźnym priorytetem.

Niedrogie, proste narzędzia są już dostępne

Nowoczesne oprogramowanie workflow sprawia, że ​​automatyzacja procesów jest dostępna dla wszystkich. Pisałem już o wizualnych, niskokopiowych platformach, które ułatwiają automatyzację bez zatrudniania drogich programistów. Nie ma powodu, aby czekać, a ty jesteś winien to sobie, aby zacząć dzisiaj.

Wniosek

Wojna o talenty jest prawdziwa i trwała – zwycięzcami będą te organizacje, które mogą przyciągnąć, zatrzymać i jak najlepiej wykorzystać dostępny talent. Przestań marnować czas pracowników na ręczne procesy z obejściem.

Automatyzacja procesów za pomocą nowoczesnej, wizualnej platformy może potencjalnie zmienić sytuację w Twojej organizacji. Jeśli jesteś mądry, zainwestujesz oszczędności w cyfrowe inicjatywy, abyś mógł czerpać korzyści z cyfrowej transformacji.

Ashish Deshpande

CEO at frevvo Inc. Pomagamy firmom osiągnąć wydajność operacyjną dzięki dynamicznym formom i automatyzacji przepływu pracy. Doktorat z Yale University

Podoba Ci się ten artykuł? Zarejestruj się, by uzyskać więcej świetnych treści.

Bądź częścią Business.com

Jesteś już członkiem?
Zaloguj.

Chcielibyśmy usłyszeć twój głos! Zaloguj się, aby dodać komentarz.